Privacyverklaring

1. Situaties waarin wij persoonsgegevens verwerken

N.S.S.V. Aeolus (hierna Aeolus) verwerkt persoonsgegevens in de volgende situaties:

  1. U bent bezoeker van onze website

  2. U heeft zich aangemeld voor een extern evenement van Aeolus

  3. U bent lid, reünist of donateur van Aeolus

1.1 Door bezoek aan onze website

Aeolus verwerkt van u als bezoeker van de website uw IP-adres. Uw bezoekgedrag op onze website wordt volledig geanonimiseerd verwerkt. Als u wenst niet te worden opgenomen in onze statistieken, dan kunt u gebruik maken van de Do Not Track functie in uw browser.

1.2 Bij aanmelding voor een extern evenement

Indien u zich aanmeld voor een extern evenement van Aeolus, verwerken wij gegevens van u zoals aangegeven bij de aanmelding van het evenement. In de hoofdregel is dit bijvoorbeeld:

  • Uw voor- en achternaam

  • Uw e-mailadres

  • Uw telefoonnummer

  • Uw windsurfervaring

  • Uw diëten of allergieën

  • Uw bankgegevens (IBAN)

1.3 Bij lidmaatschap

Aeolus verwerkt persoonsgegevens over u, als u een lidmaatschapsovereenkomst bent aangegaan. Aeolus verwerkt de volgende persoonsgegevens:

  • Uw voor- en achternaam

  • Uw e-mailadres

  • Uw telefoonnummer

  • Uw geboortedatum

  • Uw student- en sportkaartnummer en onderwijsinstelling (Alleen als u actief of passief lid bent bij Aeolus, ereleden, donateurs en reünisten vormen hierop een uitzondering, zie hiervoor de statuten.)

  • Uw bankgegevens (IBAN)

  • Digitale handtekening

  • Uw adresgegevens

  • Uw IP-adres (geanonimiseerd) 

  • Windsurfervaring 

  • Geslacht

2. Waarom Aeolus gegevens nodig heeft
  • Aeolus gebruikt uw e-mailadres om u op de hoogte te houden van de actualiteiten en                                       activiteiten binnen de vereniging (zoals o.a. wekelijkse mail, kraaijkrant), uw adres om post                                               te kunnen versturen (uitnodigingen, kerstkaartjes, e.d.) en uw e-mailadres en telefoonnummer                                       als communicatiemiddel (grondslag: overeenkomst).

  • Aeolus verwerkt uw geboortedatum om te controleren op de wettelijke minimumleeftijd voor alcoholconsumptie ( > 18 jaar) en om verjaardagsmail te kunnen versturen (grondslag: respectievelijk wettelijke verplichting en overeenkomst).

  • Uw student- en sportkaartnummer en onderwijsinstelling wordt verwerkt omdat Aeolus subsidies ontvangt van de onderwijsinstelling Radboud Universiteit en het Radboud Sportcentrum (grondslag: overeenkomst).

  • Uw bankgegevens worden verwerkt zodat de penningmeester h.t. incasso’s en facturen kan sturen voor de contributie en deelname aan activiteiten (grondslag: overeenkomst).

  • Uw IP-adres wordt opgeslagen en verwerkt door de websitecommissie bij gebruik van de website (grondslag: gerechtvaardigd belang).

  • Wij vragen naar uw windsurfervaring om een inschatting te kunnen maken van uw niveau alvorens u bij ons les krijgt. (grondslag: gerechtvaardigd belang)

  • Uw geslacht wordt opgeslagen voor het kunnen gebruiken van de juiste aanhef bij communicatie zoals e-mails (grondslag: gerechtvaardigd belang)

 

3. Overige persoonsgegevens die worden verwerkt

  • Tijdens een Algemene Leden Vergadering (ALV) wordt er een geluidsopname gemaakt die zal worden gebruikt om de notulen van de ALV uit te werken. Na het vaststellen van deze notulen zal de geluidsopname worden verwijderd. Als u spreekt tijdens de ALV zal dit samen met uw voornaam in de notulen worden verwerkt (grondslag: gerechtvaardigd belang).

  • Er zal worden geregistreerd in welke commissie u zit en wat voor status u hierin heeft (lid of hoofd). Het commissiehoofd van de commissie waarin u actief bent heeft toegang tot uw e-mailadres en telefoonnummer om u te kunnen bereiken over commissie-activiteiten.

4. Hoe lang Aeolus gegevens bewaart

Aeolus bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan 2 jaar na het beëindigen van de              lidmaatschapsovereenkomst. Uw betaalgegevens bewaren wij 7 jaar, op grond van de Algemene                                        Wet inzake Rijksbelastingen die bepaald dat de bewaartermijn van financiële gegevens 7 jaar moet                                    zijn.

 

5. Wie hebben toegang tot uw persoonsgegevens?

Het zittende bestuur heeft toegang tot de persoonsgegevens. De leden van de Webcie, evcie, surfincie en jaarboekcie hebben uitsluitend toegang tot persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van hun werkzaamheden. De kascontrolecommissie en de Raad van Advies hebben onder bepaalde voorwaarden ook toegang uw persoonsgegevens zoals benoemd in paragraaf 1, vanwege hun toezichthoudende functie.

 

6. (Sub)verwerkers

Aeolus maakt in de verwerking van uw persoonsgegevens gebruik van externe leveranciers. Het online boekhoudprogramma Conscribo wordt gebruikt om de persoonsgegevens in op te slaan en te verwerken.                        Het online programma Mailchimp wordt gebruikt om de maandelijkse nieuwsbrief en de verjaardagsmail mee                     te versturen. De G Suite, een onderdeel van Google, wordt gebruikt om e-mailadressen en mailconversaties                   mee op te slaan. Aeolus maakt gebruik van Mailchimp om de maandelijkse nieuwsbrief en de                         verjaardagsmail naar leden te sturen en om leden te mailen met informatie over bepaalde activiteiten waar                         zij zich voor hebben opgegeven. De website van Aeolus wordt gehost door Wix. Aeolus heeft met alle partijen contractuele afspraken gemaakt om uw privacy te waarborgen.

 

7. Websitebezoek

Om technische redenen wordt uw bezoek op de website van Aeolus bijgehouden, waaronder het                                          IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Uw                      bezoekgedrag op onze website wordt volledig geanonimiseerd verwerkt, uw IP adres wordt daarbij                                    niet opgenomen. Als u wenst niet te worden opgenomen in onze statistieken, dan kunt u gebruik                                      maken van de Do Not Track functie in uw browser. 

 

8. Delen met anderen

Aeolus verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst (zie hiervoor paragraaf 6), of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

9. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot              inzage, correctie of verwijdering sturen naar secretaris@nssvaeolus.nl. Aeolus zal zo snel mogelijk op uw                      verzoek reageren.

 

10. Beveiliging van persoonsgegevens

Aeolus neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik,                        verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.                              De website van Aeolus maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat uw                  persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. Tevens zijn alle persoonsgegevens versleuteld en                            alleen toegankelijk voor de daartoe bevoegde personen, met een toegangsniveau gebaseerd op hun                            functie. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik,                            of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door Aeolus verzamelde persoonsgegevens,                            neem dan contact op met Aeolus via website@nssvaeolus.nl. Aeolus is als volgt te bereiken:

Postadres:

NSSV Aeolus

Heyendaalseweg 141

6525 AJ Nijmegen

Inschrijvingsnummer handelsregister Kamer van Koophandel: 40145200

E-mailadres: info@nssvaeolus.nl

 

11. Toepasselijk recht

Op deze website en privacyverklaring is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen                                  voortvloeiende uit of in verband met dit privacyverklaring zullen bij uitsluiting worden voorgelegd                                        aan de bevoegde rechter in Nijmegen of Arnhem.

 

12. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Aeolus behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de privacyverklaring. Check daarom regelmatig de website voor een update. Heeft u vragen met betrekking tot uw persoonlijke gegevens, stuurt u dan een e-mail naar Aeolus.

 

13. Afbeeldingsvoorwaarden

Tijdens activiteiten van Aeolus worden foto’s gemaakt waar leden op kunnen staan. De vereniging                                        ziet het hierbij als haar verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen en zorgt ervoor dat uw                        persoonlijke informatie vertrouwelijk wordt behandeld.

13.1 Website

De foto’s die worden gemaakt op activiteiten worden op de website van Aeolus geüpload in het alleen leden toegankelijk gedeelte. De afbeeldingen van activiteiten zijn dus niet openbaar toegankelijk, maar alleen door leden van Aeolus. Foto’s worden gefilterd voordat ze op de website worden geplaatst.

13.2 (Social) media

Foto’s kunnen daarnaast gebruikt worden op de social media kanalen van Aeolus. De social media bestaan uit: Facebook, Instagram, Twitter en LinkedIn. Ook kunnen foto’s geplaatst worden in de Kraaijkrant en in het jaarboek. Zowel in de Kraaijkrant als in het jaarboek worden sfeerfoto’s alswel persoonlijke foto’s geplaatst, al dan niet met vermelding van een naam. De (social) media kanalen zijn openbaar toegankelijk.

Plaatsing van foto’s gebeurt automatisch, tenzij er bezwaren zijn aangegeven vanuit het desbetreffende lid. Bezwaren kunnen ook na plaatsing nog doorgegeven worden om vervolgens de foto’s te verwijderen, neem hiervoor contact op met info@nssvaeolus.nl


 

Appendix I. Toelichting grondslagen

Er moet een wettelijke basis zijn voor het verwerken van de persoonsgegevens. Er zijn verschillende soorten grondslag die een organisatie kan hebben voor het verwerken van uw persoonsgegevens:

  • Wettelijke verplichting

  • Toestemming

  • Overeenkomst

  • Gerechtvaardigd belang

  • Algemeen belang

  • Vitaal belang

Aeolus verwerkt haar persoonsgegevens op grond van overeenkomst en gerechtvaardigd belang, en soms met toestemming. Deze worden hieronder toegelicht.

Overeenkomst

Persoonsgegevens die hieronder vallen: geslacht, naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum, bankgegevens. Aeolus mag zich op deze grondslag baseren bij gegevens die noodzakelijk zijn voor het afsluiten van de lidmaatschapsovereenkomst.

Gerechtvaardigd belang

Persoonsgegevens die hieronder vallen: o.a. student- en sportkaartnummer, IP-adres en windsurfervaring

Aeolus mag zich op deze grondslag baseren als 1) de verwerking aantoonbaar noodzakelijk is om de bedrijfsactiviteiten te verrichten, 2) de verwerking moet noodzakelijk zijn voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang (proportionaliteit en subsidiariteit), en 3) er moet een afweging worden gemaakt tussen het belangen van de organisatie en de belangen van de betrokken persoon.

Toestemming

Als Aeolus persoonsgegevens nodig heeft die niet verwerkt worden op grond van overeenkomst of gerechtvaardigd belang, zal Aeolus hiervoor toestemming vragen (denk hierbij bijvoorbeeld aan dieetwensen).

Rechtsgeldige toestemming voldoet aan de volgende eisen:

  • Vrijelijk gegeven: u mag niet onder druk gezet worden of benadeeld worden als u geen toestemming geeft.

  • Ondubbelzinnig: er moet sprake zijn van een duidelijke actieve handeling, zoals een schriftelijke of mondelinge verklaring. Er mag dus geen sprake zijn van ‘wie zwijgt, stemt toe’.

  • Geïnformeerd: u dient geïnformeerd te worden over 1) de identiteit van de organisatie; 2) het doel van de verwerking waarvoor u toestemming geeft; 3) welke gegevens worden verzameld en gebruikt; 4) het recht dat u heeft om de toestemming weer in te trekken.

  • Specifiek: toestemming moet steeds gelden voor een specifieke verwerking en een specifiek doel.